Saiba todos os itens necessários para montar o seu checklist e facilitar a gestão do evento.
Você já deve saber a importância da organização no momento da produção de um evento, não é mesmo? Ele é uma ótima estratégia de marketing para atrair novos clientes, parceiros e estreitar o relacionamento entre a sua empresa e o público. Mas, o que fazer para nada dar errado?
Como vimos no outro artigo desta série, o plano de marketing para eventos é um dos passos essenciais. Quanto mais informações documentadas você tiver, mais fácil fica visualizar as ações e possíveis imprevistos, mas tem outro ponto indispensável para garantir o sucesso do seu planejamento: o checklist para eventos.
Você sabe como montar um checklist completo? Vamos aprender!
Por que montar um checklist para eventos?
verificação, você terá controle do seu cronograma, prazos e todas as operações envolvidas no seu plano de marketing para eventos.
Mas não pense que o checklist só é utilizado durante a produção de eventos: ele deve estar presente antes, durante e depois do evento. Assim, você acompanhará todas as etapas e diminuirá as chances de imprevistos, além de conseguir monitorar os resultados da sua produção.
Montar o seu checklist para eventos é bem simples: você pode utilizar o excel ou baixar alguma planilha pela internet. Mas lembre-se de adaptá-la para as suas necessidades e de inserir todos os dados que envolvem a produção e gestão do evento.
Confira alguns itens que não podem faltar no seu checklist:
1-Defina seus objetivos
Descreva quais são as suas metas e objetivos, qual estratégia de marketing utilizará para divulgar o evento, qual o público estimado (lembre-se de levar em conta o tamanho do espaço que será utilizado, nunca disponibilize ingressos além da capacidade) e quais suas expectativas para o evento.
Pense onde você quer chegar. Quer divulgar um novo produto? Um novo curso? Atrair novos parceiros? Ou lançar a sua marca no mercado? Defina e planeje conforme a sua necessidade.
Aqui entra também o seu plano de marketing para eventos com todas as ações para divulgação da sua iniciativa.
2-Informações básicas
Comece o seu checklist para eventos com informações básicas e indispensáveis, como o nome, a data e o local do evento. Lembre-se de optar por um nome de fácil compreensão e memorização, além de escolher um local acessível e uma data sem interferências externas (como feriados ou muitos eventos no mesmo dia).
Outro ponto essencial é pensar em uma data que se encaixe no cronograma da sua produção de eventos. Seja realista: leve em conta o tamanho da equipe disponível, o nível de complexidade do evento e a dependência de serviços terceirizados.
3-Descreva as atividades
Faça uma listagem com todas as atividades que serão realizadas durante toda a gestão do evento. Produção de materiais de comunicação e gráfica, patrocínios, atrações e agenda do evento, aluguel de equipamentos, contratação de serviços e profissionais, tudo deve entrar na lista.
Além de detalhar as atividades, liste os responsáveis por cada uma delas e também ações alternativas para o caso de algum problema aparecer pelo caminho.
Relacione também os fornecedores contratados e seus contatos. Se tiver alguma emergência, terá tudo em mãos para uma solução mais ágil. Ninguém gosta de complicações, não é mesmo?
4-Defina um cronograma
Para controlar a gestão do evento e garantir que tudo seja realizado no prazo é importante montar um cronograma. Especifique os prazos para cada atividade, estratégia de marketing e a previsão de conclusão de cada etapa.
Lembre-se de manter esse campo atualizado conforme as tarefas forem finalizadas. Assim você poderá acompanhar os prazos e controlar atrasos.
Liste também um cronograma para os pagamentos de funcionários, serviços terceirizados, aluguéis de equipamento e espaço e das atrações.
Acompanhamento do evento
Como já falamos, o checklist te acompanhará antes, durante e depois do evento. Tenha ele em mãos no dia do evento e lembre-se de listar as métricas que utilizará para conferir seus resultados.
Os indicadores de desempenho são essenciais para monitorar o sucesso da sua produção e saber o que você pode melhorar no próximo plano de marketing para eventos e quais pontos atenderam as expectativas.
Produção de eventos
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